ENна первую mailback
print me

5 шагов на пути к эффективной организации мероприятия

Наталья Бондарева, генеральный директор агентства IMAGENCY

Как бы долго ни готовилось мероприятие, длится оно, как правило, всего несколько часов, поэтому у организатора почти нет времени на исправление ошибок. Вот почему профессиональный организатор мероприятия всегда руководствуется принципом «Продумай каждую мелочь и будь готов к тому, что всё пойдет иначе». Чтобы событие порадовало участников, достигло поставленных целей и не стало последним в карьере своих организаторов, я рекомендую предусмотреть следующие шаги в ходе его подготовки.

Шаг номер 1. Создание эффективной команды

Ивентщики – это, пожалуй, самые стрессоустройчивые люди рекламной индустрии. Их не пугает работа в ночные часы и выходные, они готовы к сюрпризам погоды и капризам приглашенных звезд. Но самые главные качества для работы в сфере организации мероприятий – это высокий уровень личной ответственности и развитое чувство времени (то, что принято называть «тайм-менеджментом»). Я считаю, что этому нельзя научиться, тем более в стрессовой обстановке подготовки мероприятия, поэтому эти качества должны быть присущи всем членам команды изначально.

Шаг номер 2. Разработка концепции

Конечно, концепция зависит от целей бренда или компании, для которой организуется мероприятие. При этом хотелось бы, чтобы она была хотя бы отчасти новой и необычной. Печально видеть однотипные вечеринки, копирующие одна другую. Но какой бы ни была ключевая идея, важно, чтобы она материализовалась не только в виде надписи на пригласительном билете, но и во всех компонентах мероприятия – антураже площадки, развлекательной программе, выборе артистов, деталях оформления и так далее. В этом случае всё, что видят гости, а также то, что попадает в кадр и оказывается в соцсетях во время и после ивента, будет внятно доносить его концепцию до широкой аудитории и работать на имидж бренда или компании.

Шаг номер 3. Выбор площадки

Сейчас довольно большой выбор мест, куда можно пригласить гостей, в том числе самых требовательных. В зависимости от аудитории, масштаба и задач мероприятия площадкой может стать и парк, и модный ресторан, и даже здание музея. На что я рекомендую обратить внимание при выборе площадки в любом случае: достаточно ли места для размещения всех зон мероприятия (как гостевых, так и технических), есть ли поблизости парковка, будет ли удобно доставлять и монтировать оборудование, каков допустимый уровень шума. И что еще очень важно – партнерский подход руководства площадки, готовность выполнять свои обязательства и содействовать удачному проведению мероприятия. Как правило, это видно уже на этапе знакомства.

Шаг номер 4. Создание технического сценария

Помимо общего плана мероприятия, описывающего, что и в какой последовательности будет происходить, у вас обязательно должен быть подробнейший технический сценарий. Обычно это большая таблица, где поминутно расписаны действия каждого участника проекта и синхронизированы действия всей команды. Благодаря хорошо продуманному техническому сценарию, каждый понимает свою роль на протяжении всего мероприятия. Лучше не пренебрегать этим инструментом, даже если мероприятие не очень крупное и относительно простое.

Шаг номер 5. Разработка плана «Б»

Вряд ли можно предусмотреть абсолютно все, но к нескольким «типичным» отклонениям от задуманного плана организаторы обязаны подготовиться заранее. Что делать, если подвел прогноз погоды, вышло из строя какое-то оборудование, стало плохо кому-то на площадке? Все это решаемо, если вы подготовили план «Б» для подобных случаев. И даже он не отменяет того, что организаторам иногда приходится действовать по ситуации. Будьте к этому морально (и материально ?) готовы.

И конечно, не забудьте охладить шампанское. Удачи!

IMAGENCY